Behandling av personopplysninger i Vangen I Brl

I forbindelse med drift av borettslaget behandler styret personopplysninger om andelseiere, andre beboere, ansatte hos samarbeidspartnere og lignende. Nedenfor finner du informasjon om rutiner for behandling av personopplysninger i borettslaget, herunder hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor borettslaget gjør dette og de registrertes rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.
Behandlingsansvarlig for personopplysningene i borettslaget er Vangen I Brl ved styreleder Tom Langli. Organisasjonsnummer 952 741 047.

Postadresse til borettslaget: Snøhvitvegen 53, 2312 Kongsvinger

Epost til borettslaget: styret@vangen1.no

1.       Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Personopplysninger om andelseierne: Opplysningene som behandles er navn, adresse, epost, telefonnummer, personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.
Behandlingen skjer både fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (borettslagsloven), samt for å ivareta borettslagets interesse av forsvarlig drift av borettslaget. Eksempler på formål kan være avholdelse av generalforsamling, fakturering av felleskostnader, oppfølgning av mislighold og søknad om bruksoverlating. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

Personopplysninger om leiere/andre brukere av boligen: Opplysningen som behandles er navn, adresse, epostadresse, telefonnummer og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.
Behandlingen er nødvendig både for å oppfylle en rettslig forpliktelse (borettslagsloven) samt ivareta borettslagets interesse av forsvarlig drift av borettslaget. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

Personopplysninger om ansatte hos samarbeidspartnere: Opplysninger som behandles er navn, epostadresse og evt. annen kontaktinformasjon.
Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for drift av borettslaget. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

Personopplysninger knyttet til epostkommunikasjon med andre: Navn, epostadresse, samt eventuelle personopplysninger som fremgår av eposten. Behandlingen skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig i forbindelse med den daglige driften av borettslaget. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne interessen.

Personopplysninger i forbindelse med digitale møter: I forbindelse med digitale møter vil det bli registrert opplysninger om tid og sted for innlogging. Dersom det er valg av styremedlemmer eller andre saker hvor det fremkommer opplysninger om navngitte personer, vil personopplysninger om disse (navn, og evt adresse og fødselsdato) bli registrert. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

2.       Utlevering av personopplysninger til andre

Borettslaget gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering.
Borettslaget bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på borettslagets vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

Databehandler: Forretningsføreravtale med Kongsvinger og Omegns Boligbyggelag AL
Databehandler: Promotion Systems AS (Hjemmeside)
Databehandler: 

3.       Lagringstid

Borettslaget lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.
I henhold til borettslagsloven skal det føres generalforsamlingsprotokoll og protokoll over styresaker. Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke.

4.       Tilgang og sikring av opplysningene

Borettslaget skal sørge for forsvarlig oppbevaring av personopplysninger slik at ikke uvedkommende har tilgang til dem. Pc, mobiltelefon og andre plattformer hvor det lagers informasjon har passordbeskyttet tilgang.
All korrespondanse, avtaler og andre dokumenter skal arkiveres i Portalen.

5.       Rettigheter for de registrerte

Personene borettslaget har registrert opplysninger om kan i utgangspunktet ha rett til å kreve innsyn, retting og sletting av opplysningene, men det kan være unntak for dette. Mer informasjon om rettigheter finnes på www.datatilsynet.no. 

Dette dokumentet er ment som en rutinebeskrivelse for behandling av personopplysninger i borettslaget, samt informasjon til de registrerte om hvordan personopplysningene behandles. Formålet med dokumentet er å sikre en forsvarlig behandling av personopplysningene og sørge for informasjon til de registrerte, ikke nødvendigvis å oppfylle kravene i GDPR fullt ut. Et fullstendig internkontrollsystem for personopplysninger i borettslaget vil være vanskelig å håndtere for borettslaget og uhensiktsmessig sett hen til opplysningene som behandles.